7. Software 7.2 Textverarbeitung

7.2.6 Neue Dateien von Vorlagen

Wenn du von Hand einen Brief schreibst, nimmst du dazu meist ein leeres, weißes Papier. Wenn du einer guten Freundin schreibst, ist es aber vielleicht ein besonders hübsches Briefpapier, auf das Verzierungen aufgedruckt sind. Manchmal füllst du vielleicht ein Formular aus, auf dem schon Text steht, und wo du nur in bestimmte Felder etwas einträgst. Wenn du einen formellen Brief schreibst, kommt oben dein Name und deine Anschrift, Ort und Datum - der so genannte Briefkopf - hin. Leute, die solche Briefe öfter schreiben, lassen sich Papier drucken, auf dem dieser Briefkopf schon drauf steht, damit sie ihn nicht jedes Mal neu schreiben müssen.

Du siehst: Auch wenn man etwas Neues schreiben will, kann es vorkommen, dass man das auf Papier tun möchte, auf dem schon etwas steht. In Word geht das auch so: Man kann beim Erstellen eines neuen Dokumentes auswählen, welches Papier, bzw. in Word heißt das welche Vorlage man verwenden möchte. Solche Vorlagen kann man sogar selbst erstellen!

Sobald du das Menü Datei / Neu... auswählst, bekommst du alle vorhandenen Vorlagen angezeigt. Wählst du eine aus, wird alles was darin steht in deine neue Datei hineinkopiert. (Wenn du auf das in Tabelle 13 gezeigte Symbol für diesen Befehl klickst, geht das nicht; damit ruft man die Standardvorlage auf.)

Am besten verstehst du den Vorgang, wenn du selbst einmal eine Vorlage erstellst, zum Beispiel einen Briefkopf:

Klicke auf die Schaltfläche für die Standardvorlage und schreibe auf die leere Seite deinen Namen und deine Adresse. Wenn du willst, kannst du ja auch dein Lieblingsbild einfügen. Dann wähle das Menü Datei / Speichern unter... und wähle im untersten Eingabefeld den Dateityp Dokumentvorlage (*.dot) aus. Wenn du gut aufpasst, siehst du, dass sich darüber auch das Verzeichnis geändert hat: Word hat automatisch in das Standard-Verzeichnis für Vorlagen gewechselt, das du übrigens unter Extras / Optionen, Registerkarte Speicherort für Dateien selbst einstellen kannst. Gib noch einen Dateinamen ein, zum Beispiel "Briefkopf", und klicke auf die Schaltfläche Speichern.

Nun kannst du die Vorlagendatei schließen. Wenn du jetzt Datei / Neu... wählst, steht in der Liste der Vorlagen auch dein Briefkopf drin, und du kannst einen neuen Brief schreiben, in dem alles schon drinsteht, was du in der Vorlage gespeichert hattest.

Du kannst für das Fenster, in dem du die Vorlage auswählst, sogar eigene Registerkarten erzeugen! Dazu brauchst du nur im Standard-Vorlagenverzeichnis ein Unterverzeichnis anzulegen.

Spaßes halber kannst du dir ja auch die Vorlagen mal ansehen, die mit Word schon mitgeliefert werden. Da ist sogar eine dabei, mit der man Kalender automatisch erstellen kann!